Informácia o spracovaní osobných údajov v našej spoločnosti v dodávateľsko-odberateľských vzťahoch

V súvislosti s nariadením európskeho parlamentu a rady (EÚ)2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa ruší smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákonom č. 18/2018 Z. z o ochrane osobných údajov si plníme informačnú povinnosť v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov.

Prosím, prečítajte si nasledujúce informácie, ako spracúvame Vaše osobné údaje.

Kto je prevádzkovateľom Vašich osobných údajov?

Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť Celpo spol. s r.o. so sídlom Areál PPS 1711, 962 23 Očová, IČO: 36 058 971, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica, oddiel: Sro, vložka číslo: 8225/S. Spracúva osobné údaje svojich dodávateľov/odberateľov, ako aj kontaktných zamestnancov/osôb (ďalej len „dotknuté osoby“) dodávateľa/odberateľa.
Spracovanie Vašich osobných údajov prebieha v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi, najmä Nariadením Európskeho parlamentu a Rady č. 2016/679 z 27. 4. 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95 / 46 / ES (ďalej len “GDPR”).
Prevádzkovateľ má vymenovanú Zodpovednú osobu vykonávajúcu dohľad nad spracúvaním osobných údajov, kontaktovať ju môžete e-mailom na: predaj@celpo.sk.

Aké osobné údaje sa spracúvajú?

Prevádzkovateľ bude spracúvať identifikačné a kontaktné údaje dodávateľov/odberateľov a dotknutých osôb a údaje zhromaždené a získané Prevádzkovateľom v rámci predzmluvných vzťahov a pri plnení zmluvy uzatvorenej medzi Prevádzkovateľom a dodávateľom/odberateľom (ďalej len „zmluva“), ako aj osobné údaje, ktoré budú Prevádzkovateľovi zo strany dodávateľa/odberateľa poskytnuté. Budeme spracovávať iba tie osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a obmedzené na nevyhnutný rozsah vo vzťahu k účelu, pre ktorý sú spracovávané.

Prečo sa osobné údaje spracúvajú?

Vaše osobné údaje spracovávame na nasledujúce účely:
a) vedenie výberového konania a rokovania s potenciálnym dodávateľom/odberateľom o uzavretí zmluvy, a to na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR;
b) plnenia zmluvy uzavretej s dotknutou osobou, a to na základe čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a prijatia opatrení pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dodávateľa/odberateľa (v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. b/ GDPR v spojení s § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov účelom spracúvania osobných údajov bude

kontaktovanie styčných osôb v rámci predzmluvných/zmluvných vzťahov s dodávateľom/odberateľom);
c) plnenia právnych povinností Prevádzkovateľa stanovených všeobecne záväznými právnymi predpismi, a to na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (napr. povinnosť Prevádzkovateľa uchovávať účtovné a daňové doklady);
d) určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov Prevádzkovateľa, a to na základe čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR;
e) pokiaľ nám k tomu udelíte súhlas, môžeme Vaše osobné údaje spracovávať tiež na účely uvedené v danom súhlase, a to na základe čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
Poskytnutie osobných údajov zo strany dotknutých osôb je zmluvnou požiadavkou. Dotknutá osoba nemá zákonom uloženú povinnosť osobné údaje poskytnúť, ale Prevádzkovateľ tieto údaje potrebuje k uzavretiu a plneniu zmluvy.

Doba spracovania osobných údajov

Osobné údaje budú spracovávané len po dobu, ktorá je nevyhnutná vzhľadom na účel ich spracovania. Ak sú osobné údaje používané súčasne pre viac rôznych účelov spracovania, budeme ich spracovávať, kým neodpadne účel s dlhšou dobou spracovania. Prevádzkovateľ používa nasledujúce kritériá na stanovenie doby spracovania osobných údajov:
a) na účel rokovaní o uzavretí zmluvy budeme Vaše osobné údaje spracovávať od začatia takého rokovania až do ukončenia príslušného výberového konania;
b) na účel plnenia zmluvy budú Vaše osobné údaje spracovávané do zániku záväzkov zo zmluvy;
c) k účelu dodržania našej právnej povinnosti budeme Vaše osobné údaje spracovávať po dobu trvania takejto právnej povinnosti podľa všeobecne záväzných právnych predpisov;
d) na účel určenia, výkonu alebo obhajoby našich práv a právnych nárokov môžeme Vaše osobné údaje spracovávať do uplynutia 5. kalendárneho roka nasledujúceho po ukončení výberového konania alebo (ak došlo k uzavretiu zmluvy) po zániku záväzkov zo zmluvy. V prípade začatia a trvania súdneho, správneho alebo iného konania, v ktorom sú riešené naše práva či povinnosti vo vzťahu k príslušnému subjektu údajov, neskončí doba spracovania pred skončením takéhoto konania;
e) osobné údaje spracovávané na základe Vášho súhlasu budeme spracovávať do doby, než udelený súhlas odvoláte (nestanovíme však pri získavaní Vášho súhlasu kratšiu dobu spracovania).
Najneskôr do konca kalendárneho štvrťroka nasledujúceho po uplynutí stanovenej doby spracúvania budú príslušné osobné údaje, u ktorých pominul účel ich spracúvania, anonymizované alebo zlikvidované (skartáciou alebo iným spôsobom, ktorý zaistí, že sa s osobnými údajmi nebudú môcť oboznámiť neoprávnené osoby).

Komu sa osobné údaje odovzdávajú?

Prevádzkovateľ bude odovzdávať osobné údaje dotknutých osôb orgánom štátnej správy a dozorným orgánom, ktorým sme povinní tieto informácie poskytnúť podľa všeobecne záväzných právnych predpisov.
Vaše osobné údaje budeme ďalej poskytovať príjemcom, s ktorými uzavrieme zmluvu o spracúvaní osobných údajov v zmysle čl. 28 GDPR a ktorí budú pre nás spracúvať osobné

údaje ako jeho sprostredkovatelia. Ide o dodávateľov, ktorí pre našu spoločnosť vyvíjajú a udržiavajú systémy funkčné a bezpečné alebo nám dodávajú potrebné softvérové riešenia alebo iné služby, ktoré sú potrebné pre časť spracúvania Vašich osobných údajov na vyššie uvedené účely. Na žiadosť Vám poskytneme údaje o tom, ktorí sprostredkovatelia sa podieľajú na spracúvaní Vašich osobných údajov. Príjemcami osobných údajov dotknutých osôb sú aj naši zamestnanci.
Osobné údaje dotknutých osôb napokon môžu byť zdieľané tiež v rámci skupiny Prevádzkovateľa, a to pre vnútorné administratívne účely. Dotknutá osoba berie na vedomie, že zoznam členov skupiny Prevádzkovateľa sa môže časom meniť a dopĺňať.

Práva dotknutej osoby

Dotknuté osoby, o ktorých sú spracúvané osobné údaje v našich informačných systémoch pre konkrétne vymedzené účely si môžu uplatniť písomne alebo elektronicky nasledovné práva:
a) právo na prístup – máte právo na prístup k osobným údajom, ktoré o Vás spracovávame (článok 15 GDPR);
b) právo na opravu – môžete nás požiadať o opravu nepresných osobných údajov (článok 16 GDPR);
c) právo na výmaz – môžete nás požiadať o vymazanie spracúvaných osobných údajov, a to za podmienok uvedených v článku 17 GDPR;
d) právo odvolať súhlas – ak spracovanie osobných údajov založené na Vašom súhlasu, môžete taký súhlas kedykoľvek odvolať a zabrániť tak ďalšiemu spracovaniu na účel uvedený v danom súhlasu. Odvolaním súhlasu však nie je dotknutá zákonnosť spracovania v období pred jeho odvolaním (;
e) právo namietať – ak spracovávame Vaše osobné údaje na základe našich oprávnených záujmov, máte právo namietať proti takémuto spracovaniu (článok 21 GDPR);
f) právo na obmedzenie spracovania – v určitých prípadoch môžete požadovať, aby sme obmedzili vykonávané spracovanie (napr. do doby vyriešenia Vašich námietok, článok 18 GDPR);
g) právo na prenosnosť údajov – môžete nás požiadať, aby sme Vám či tretej osobe odovzdali osobné údaje, ktoré o Vás spracovávame v elektronickej podobe na základe zmluvy či Vášho súhlasu (článok 20 GDPR);
h) právo podať žiadosť o zjednanie nápravy a právo podať sťažnosť – ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje sú spracovávané v rozpore s právnymi predpismi, obráťte sa prosím na nás a my okamžite zjednáme nápravu (článok 77 GDPR). Sťažnosť ohľadom vykonávaného spracovania môžete podať aj priamo na Úrad pre ochranu osobných údajov (https://dataprotection.gov.sk/uoou/)

UPOZORNENIE: z dôvodu dodržiavania zásady minimalizácie sú všetky Vami poskytnuté osobné údaje nevyhnutnou zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou pre naplnenie účelu ich spracúvania. Neposkytnutie povinných údajov nevyhnutných na uzatvorenie zmluvy môže mať za následok neuzavretie zmluvného vzťahu.

V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s ochranou Vašich osobných údajov vrátane uplatnenia Vašich práv v zmysle Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov Vás prosíme, aby ste sa obrátili na zodpovednú osobu   Michaela Babušák

e-mail: asistent@celpo.sk.